告别手工输入:表格怎么把数字转换成大写金额?这两种方法必须收藏!
哎呀,说到这个,我简直能闻到那股油墨味儿,还有对着电脑屏幕眼花缭乱数零的恐惧。你肯定遇到过吧?就是打发票啊、收据啊,或者报销单什么的,金额那栏,上面是干干净净的阿拉伯数字,比如 12345.67,下面或者旁边,它非得让你来个“壹万贰仟叁佰肆拾伍元陆角柒分”。每次看到,心都凉半截,特别是那个小数点后面的“角”和“分”,还有中间夹着的“零”或者“整”,一不留神就写错,轻则擦擦改改,重则整张作废!以前刚上班那会儿,手写单子,那叫一个小心翼翼,生怕多写个零少写个佰。后来有了电脑,以为解放了,结果呢?表格里数字是输好了,但这大写金额…还得一个字一个字对着输,或者更惨,脑子里飞快地做转换,手在键盘上慢吞吞地敲。这效率,这煎熬,想想就觉得腰疼。
你是不是也一样,对着表格里的数字发愁?尤其是一堆数字等着变大写的时候,简直是噩梦。好在呢,咱们用的是电脑,用的是Excel或者WPS这样的表格软件,它们可不是吃素的,真就有办法让你告别这种“人肉转换器”的苦日子。而且不止一种方法哦!
第一招:表面功夫——用“设置单元格格式”变个样子
这是最快、最直接、门槛最低的方法。可以说,大部分日常的表格、打印需求,用它就够了。原理很简单,就是告诉表格软件:“嘿,这个单元格里的数字,你别按常规的样子显示,给我换个‘大写金额’的马甲!”
怎么操作呢?跟着我来,特简单:
- 选中你要变大写的那个数字单元格。
- 鼠标右键点下去,在弹出来的菜单里找“设置单元格格式”(Format Cells)。
- 弹出的窗口里,选“数字”选项卡(Number)。
- 左边那一溜分类里,滑到最下面,找到“自定义”(Custom)。
- 关键来了,在右边那个叫“类型”(Type)的输入框里,把你原来里头的东西删掉,然后输入这个代码:
[DBNum2][GZ]0.00_);[RED][DBNum2][GZ]0.00
别看这串代码有点像乱码,它可是有讲究的:
* [DBNum2]
:就是告诉软件,把数字转换成大写汉字(壹、贰、叁…)。
* [GZ]
:这个厉害了,它是专门给金额准备的,会自动在数字后面加上“元”(或圆)、“角”、“分”,还会处理“整”、“零”的情况。比如你输入123,它会变成“壹佰贰拾叁元整”。输入123.45,就是“壹佰贰拾叁元肆角伍分”。
* 0.00
:这个确保小数点后面保留两位,即使是“整”,也会显示.00
,配上[GZ]
,就是“元整”。如果你的金额只精确到角,可以用0.0
。
* _;
:这是一个格式分隔符,分隔了正数和负数的格式。
* [RED]
:如果你的数字是负数(虽然金额负数不多见,但格式是全套的),它会显示成红色。
输完代码,点“确定”。砰!神奇的事情发生了,你原本的12345.67瞬间变成了“壹万贰仟叁佰肆拾伍元陆角柒分”!是不是挺带劲儿的?
但是! 划重点来了,这招虽然快,但它有个硬伤。记住,它仅仅是改变了数字的“显示”方式,单元格里实际的值还是那个阿拉伯数字12345.67。这意味着什么?意味着如果你想复制粘贴这个大写文本到别的地方,它还是会变回12345.67。如果你想在另一个单元格里引用这个大写文本,比如做个合计或者跟别的文字拼接,你引用的还是那个数字,不是大写汉字。
所以,这种方法最适合的场景是:我只是需要把数字在表格里或者打印出来的时候显示成大写金额,用来对照或者满足报销格式要求,但我不需要用这个大写文本做进一步的计算或者文字处理。它就是个漂亮的“皮”。
第二招:脱胎换骨——请出VBA宏,让它生成真正的大写文本
嫌上面的方法不够彻底?想要一个真正的、可以复制粘贴、可以用公式引用的“壹万贰仟叁佰肆拾伍元陆角柒分”文本?那咱们得稍微进阶一点,请出表格软件背后的“程序员”——VBA(Visual Basic for Applications)。
别一听“VBA”就觉得头大,什么代码啊、宏啊,听着好像挺吓人。其实对于咱们普通用户来说,很多时候咱们不需要自己写代码,只需要当个“搬运工”——把别人写好的、现成的“大写金额转换函数”代码复制粘贴进去,然后像用普通函数一样调用就行了。这就像买个现成的工具回家用,不用自己去炼钢造螺丝。
大部分表格软件(Excel、WPS)都内置了VBA环境。这个现成的函数代码网上有很多,也非常经典通用。我给你找了个简单版本的(当然,更完善的会处理更多细节,比如小数点后的零,分位是零但角位不是零等等):
首先,怎么把代码放进去?
1. 打开你的表格文件。
2. 按下键盘上的 Alt + F11
组合键。这会打开“VBA 编辑器”(或者叫Microsoft Visual Basic for Applications窗口)。
3. 在左边的项目资源管理器窗口里(如果没有显示,点“视图”菜单 -> “项目资源管理器”),找到你的工作簿名称(比如“Book1”或者你保存的文件名)。
4. 在你的工作簿名称上右键,选择“插入”(Insert) -> “模块”(Module)。
5. 右边会出来一个空白的代码编辑窗口。把下面的这段代码复制,然后粘贴到这个空白窗口里:
“`vba
‘ 这个函数用于将数字转换成中文大写金额
Function NumToChineseCurrency(ByVal N As Double) As String
Dim IntPart As Long ‘ 整数部分
Dim DecPart As Long ‘ 小数部分
Dim StrTmp As String ‘ 临时字符串
Dim StrCapital As String ‘ 转换后的大写金额字符串
Dim i As Integer ‘ 循环变量
Dim Unit() As String ‘ 单位
Dim Digit() As String ‘ 数字
' 初始化单位和数字
Unit = Split("元,万,亿", ",")
Digit = Split("零,壹,贰,叁,肆,伍,陆,柒,捌,玖", ",")
' 提取整数和小数部分
IntPart = Int(Abs(N))
DecPart = Round(Abs(N) - IntPart, 2) * 100 ' 取两位小数并转为整数
' 处理整数部分
StrTmp = CStr(IntPart) ' 将整数转为字符串
StrCapital = ""
For i = 1 To Len(StrTmp)
Dim Char As String
Char = Mid(StrTmp, Len(StrTmp) - i + 1, 1) ' 从右往左取数字字符
Dim Num As Integer
Num = CInt(Char) ' 字符转数字
If Num <> 0 Then
StrCapital = Digit(Num) & Choose((i - 1) Mod 4 + 1, "", "拾", "佰", "仟") & StrCapital
Else ' 数字是零
If i Mod 4 = 1 Then ' 遇到万、亿、元位,如果前一位不是零,加单位
If Mid(StrCapital, 1, 1) <> "零" Then StrCapital = Unit((i - 1) \ 4) & StrCapital
ElseIf Left(StrCapital, 1) <> "零" Then ' 普通零位,前面不是零,加零
StrCapital = "零" & StrCapital
End If
End If
Next i
' 处理零的连续出现和末尾的零
Do While InStr(StrCapital, "零零") > 0
StrCapital = Replace(StrCapital, "零零", "零")
Loop
If Left(StrCapital, 1) = "零" And Len(StrCapital) > 1 Then StrCapital = Right(StrCapital, Len(StrCapital) - 1)
If Right(StrCapital, 1) = "零" Then StrCapital = Left(StrCapital, Len(StrCapital) - 1)
' 处理单位“元”的添加
If IntPart <> 0 Or N = 0 Then ' 整数部分不为零或数字为零,都需要加“元”
If Right(StrCapital, 1) <> "元" Then StrCapital = StrCapital & "元"
End If
' 处理小数部分
If DecPart > 0 Then
Dim Jiaodian As String ' 角、分
Jiaodian = ""
Dim Jiao As Integer
Dim Fen As Integer
Jiao = Int(DecPart / 10)
Fen = DecPart Mod 10
If Jiao <> 0 Then Jiaodian = Digit(Jiao) & "角"
If Fen <> 0 Then
If Jiao = 0 And IntPart <> 0 Then Jiaodian = Jiaodian & "零" ' 整数部分非零,且只有分没有角,加零
Jiaodian = Jiaodian & Digit(Fen) & "分"
ElseIf Jiao <> 0 And IntPart = 0 And N<>0 Then ' 只有角没有分,且没有整数部分
' 不用加“整”,已经加了“角”
ElseIf Jiao <> 0 And Fen = 0 And IntPart <> 0 Then ' 有角无分,有整数
' 不用加“整”,已经加了“角”
End If
StrCapital = StrCapital & Jiaodian
ElseIf IntPart <> 0 Or N=0 Then ' 没有小数部分,但有整数部分或数字为零,加“整”
If Right(StrCapital, 1) <> "元" Then ' 确保前面加了元
StrCapital = StrCapital & "元"
End If
If Right(StrCapital, 1) = "元" And Len(StrCapital) > 1 Then ' 确保不是纯粹的“元”字
StrCapital = StrCapital & "整"
End If
ElseIf N=0 Then ' 数字是0
StrCapital = "零元整"
End If
' 处理负数
If N < 0 Then StrCapital = "负" & StrCapital
NumToChineseCurrency = StrCapital
End Function
“`
- 把VBA编辑器关掉(点右上角的叉)。
- 保存文件! 注意,如果你的文件原来是
.xlsx
格式,因为它现在含有宏(VBA代码),你需要把它保存为 “启用宏的工作簿”(.xlsm
格式)。不然下次打开代码就没了!这是很多人容易犯错的地方。
- 回到表格里,找到你想显示大写金额的那个单元格。
- 像输入普通公式一样输入:
=NumToChineseCurrency(A1)
(假设你要转换的数字在A1单元格)。
- 回车!Duang!真正的“壹万贰仟叁佰肆拾伍元陆角柒分”文本就生成了!
你可以把这个公式向下拖拽复制,瞬间一大列数字就全变成大写金额文本了。这个文本你可以随便复制到别的地方,可以参与其他公式计算(比如 =B1&"(此金额大写)"
),因为它就是一个实实在在的文字字符串。
VBA方法的优势:
* 生成的是真正的文本,用途更广。
* 一次设置好函数,可以在整个工作簿里重复使用。
* 可以处理更复杂的金额格式要求(如果代码写得更精细)。
VBA方法的缺点:
* 需要进入VBA环境,对一些小白用户来说可能有点心理门槛。
* 文件需要保存为 .xlsm
格式,并且打开时可能会有宏安全提示,需要“启用内容”。
那么问题来了,我到底该用哪个?
很简单!
* 如果你只是想让数字在表格里或者打印出来时“看起来”是大写金额,并且你不需要这个大写文本做其他处理,用第一种“设置单元格格式”的方法,又快又方便。
* 如果你需要将大写金额作为一个文本字符串,用于复制粘贴、拼接其他文字,或者在其他公式中引用,那么必须用第二种VBA宏的方法,它是生成实实在在的大写文本。
你看,两个方法,各有各的用武之地。掌握了它们,下次再看到那些需要转大写的数字,心里就有底气多了。再也不用在那儿眼花缭乱地数零,提心吊胆地写错了。省下的时间,够你喝杯咖啡,或者少加会儿班。财务这摊事儿,能让工具代劳的,千万别死磕自己!赶紧打开你的表格软件试试吧,保证你会感谢这个小技巧!