那时候，不知道多少个午休，我就抱着一堆单子，在那儿吭哧吭哧地写。旁边的老会计，手指在算盘上拨得噼里啪啦响，或者盯着屏幕噼里啪啦敲键盘，而我，就跟个古董一样，笔尖在纸上慢慢爬。那种感觉，怎么说呢，就像全世界都在光速前进，而你还在骑着二八大杠，还是那种链条时不时掉一下的破车。焦虑啊，无助啊，就觉得自己怎么这么慢，这么笨。
直到有一天，具体是哪天，哪个场景，记不清了。也许是看到同事选中了表格里的数字，然后鼠标右键轻轻一点，紧接着就是“设置单元格格式”那个弹窗跳出来，她没去改字体大小颜色边框，而是去了数字那一栏，再往里走，找到一个叫“特殊”的选项，里面赫然写着“中文大写数字”。那一瞬间，我的眼睛都亮了。
什么？还有这种操作？我傻眼了。多年的痛苦，难道就这么简单？我试着拿了一个单元格，输入“12345.67”，然后按照她刚才的步骤，选中，右键，设置单元格格式，找到特殊，点中文大写数字，确定。
“壹万贰仟叁佰肆拾伍圆陆角柒分”。
静止了。整个世界都静止了。我看着屏幕上瞬间完成的转换，感觉就像哥伦布发现了新大陆，爱迪生灯泡亮了，牛顿被苹果砸了…那种豁然开朗，柳暗花明又一村的狂喜，现在想起来，依然觉得心跳加速。
这根本不是什么需要复杂的函数公式，也不是什么需要安装第三方插件的神奇软件，它就藏在常用的Excel里，藏在那个我们天天打开，却可能只用到皮毛的庞大功能集里。它不是一个需要你记住Ctrl+Shift+某个字母的传统意义上的“快捷键”，但它的作用，堪比最强大的快捷键——它把一个复杂、易错、耗时的手工劳动，瞬间转化成了一个电脑自动完成的简单操作。从这个角度讲，它就是通往效率彼岸的快捷键，是解放无数表哥表姐的快捷键。
在那之后，我逢人就安利这个小技巧。看到谁还在吭哧吭哧手打大写金额，我上去就跟救世主一样，指点迷津。你看，就这里，选中，右键，设置单元格格式，特殊，中文大写数字。看着他们先是疑惑，然后尝试，最后露出那种“我怎么现在才知道！”的震惊表情，成就感爆棚。
我一直觉得，软件的强大不在于它有多少高深莫测的功能，而在于那些最贴近我们日常工作痛点，却又隐藏得不是那么容易发现的小技巧。大写金额的转化就是其中一个典型。它直接命中财务、会计、出纳，乃至于任何需要处理账务单据的人的死穴。以前我们把大量精力花在核对、检查这种枯燥重复的环节，现在，机器帮我们做了最容易出错的那部分。
当然，我知道有些更高级的方法，比如用函数，或者一些特定的财务软件自带功能。但Excel的这个内置格式功能，胜在普适性、易用性。几乎所有处理表格的人都会用Excel，而且操作路径直观，不需要学习新的语法。它就像是武林高手压箱底的不是绝世秘籍，而是一件趁手的兵器，低调，实用，一招制敌。
想想看，录入一张包含十几笔款项的报销单，每笔都需要大写金额。手动输入加校对，假设一笔需要一分钟，那就是十几分钟。如果用这个快捷转化方法，选中所有数字列，一次性设置单元格格式，可能只需要几秒钟。这节省下来的时间，是真真切切的，可以用去做更有价值的事情，比如分析数据，比如思考业务，而不是扮演一个“人肉转化器”。
而且，它最大程度地避免了人为错误。手打大写金额，太容易出错字、漏字、多字。Excel转化出来的，只要原始数字没错，大写金额格式就是标准的，规范的，不会出现“两圆”这种不规范写法（标准是“贰圆”），也不会出现“零陆分”和“陆分”之类的歧义（标准是“陆分”，除非前面是整数，分位是06，但通常分位只有一位有效数字）。这种准确性，在财务处理中，是金不换的。
所以，每当我听到有人抱怨要打大写金额打到手抽筋，或者报销单被打回来要改大写金额的错误时，我心里就咯噔一下。多希望他们能早点知道这个小技巧，这个隐藏在“设置单元格格式”里的宝藏。它不是什么高科技，但它解决的是实实在在的问题。
有时候，效率的提升，真的不是在于你掌握了多么高深的算法，或者多么复杂的系统，而仅仅在于你知道了那么一两个，看似不起眼，却能直击痛点，瞬间解放你劳动力的快捷键或者小技巧。数字转化大写金额的这个方法，在我看来，就是办公室效率提升的经典案例。简单到极致，有用得要命。如果你还在用手打，或者用那种需要复制粘贴的在线工具，拜托，花一分钟试试这个Excel自带的功能吧。相信我，你会回来感谢我的。那种感觉，就像是原本要爬楼梯爬到二十层，突然发现电梯就在旁边，而且是直达电梯。瞬间，世界都美好了。再也不用对着满眼的数字发愁，再也不用担心打错一个字导致整个单子作废。只需选中，右键，点几下，齐活！大写金额，分分钟搞定。这，才是真正的快捷键精神，不是吗？把繁琐留给机器，把自己解放出来。
发表回复